Подбираем секретаря

Подробности

Создано 09.03.2012 08:41

Подобрать секретаря не так просто, как кажется на первый взгляд. Кандидатов на рынке много, но грамотных профессиональных специалистов мало. Предлагаю несколько рекомендаций, которые помогут оперативно подобрать секретаря.

Сформулируйте требования к кандидатам в соответствии с функционалом. Требования к уровню образования и опыту работы секретаря определяются задачами, которые будет решать данный специалист. Если, к примеру, секретарь будет вносить данные в 1С, то вам нужен специалист с экономическим образованием либо законченными курсами работы с данным пакетом программ. Если в обязанности секретаря будет входить деловая переписка с иностранными партнерами, без функций перевода или ассистирования на переговорах – вам нужен специалист со средним уровнем владения иностранного языка.

В целом, что касается владения иностранными языками, то такое требование к кандидату стоит предъявлять в том случае, если секретарю действительно потребуется владение языком в работе (общение с клиентами компании, деловая переписка, звонки). Иначе подбор секретаря серьезно затянется. Да и сам кандидат после выхода на работу может быть разочарован тем, что его знания не будут применяться в работе, и станет искать более подходящего работодателя.

Обратите внимание на мотивацию кандидата. Большинство кандидатов рассматривают позицию секретаря как стартовую площадку для дальнейшего карьерного развития в компании. Поэтому на собеседовании с кандидатами необходимо обязательно уточнять, чего ожидает соискатель от работы. Если нужно подобрать секретаря с перспективой долгосрочного сотрудничества, выбирайте кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной сфере, который стремится дорасти до личного помощника, бизнес-консультанта.

Личные качества – один из самых важных критериев отбора кандидатов. Секретарь встречает гостей офиса, клиентов, контактирует со многими руководителями и сотрудниками самой компании, поэтому кандидат на данной позиции должен быть коммуникабельным и доброжелательным.

Внешность. Если компании необходимо подобрать секретаря, основной функцией которого будет встреча гостей офиса и общение с клиентами, желательно подбирать девушку с привлекательной, ухоженной внешностью. Ведь она представляет в своем лице компанию в целом. В то же время не нужно предъявлять завышенные требования к внешности кандидата, если требуется секретарь, который будет только заниматься документооборотом компании, а общение с клиентами будет сведено к минимуму.

Семейный статус не повод для отказа. Многие работодатели не стремятся брать на позицию секретаря замужнюю девушку с детьми, опасаясь того, что сотрудница будет регулярно отпрашиваться в связи с семейными обстоятельствами. На самом деле, по нашему опыту, мы можем сказать, что соискательницы с детьми, как правило, более мотивированы на работу и готовы решать свои семейные обстоятельства в пользу работы. Поэтому не стоит сразу отказываться от рассмотрения резюме.

И самое главное – кандидатов на позицию секретаря на рынке действительно много, но хороших, зрелых специалистов с опытом мало. От того, насколько оперативно вы проведете собеседование, обсудите кандидатов с руководством и примете решение, будет во многом успешность закрытия вакансии. Хороший секретарь сегодня находит работу за 1 неделю.

Удачи в поиске лучших специалистов!

podborkadrov.ru